Comment conserver les documents importants et combien de temps les conserver
Si le monstre de papier vous ensevelit sous une avalanche de reçus, de relevés bancaires, de relevés de guichet automatique, de dossiers d'investissement, de talons de chèque de paie et de factures, la bonne nouvelle est que vous pouvez probablement en jeter la plupart sans souci lorsque vous ayez une routine simple de tenue de registres.
Mais avant de démarrer la déchiqueteuse, vous devez savoir quoi conserver et pendant combien de temps.
Jetez tout ce que vous pouvez
Mensuellement
Une fois que vous avez enregistré les montants et rapproché vos relevés bancaires et de carte de crédit, vous pouvez déchiqueter les reçus de guichet automatique, les bordereaux de dépôt bancaire, les cartes de crédit. les reçus de carte et les reçus de vente à la fin de chaque mois.
Exception : Conservez les reçus des achats pouvant être déductibles d'impôt, ceux qui impliquent une garantie et tout article dont le coût de remplacement dépasse la franchise de votre assurance habitation ou locataire.
Annuellement
Une fois que vous avez reçu et rapproché votre W-2 avec votre dernier bulletin de salaire, vous pouvez jeter vos bulletins de salaire pour l'année, ainsi que avec des relevés mensuels de carte de crédit et d'hypothèque, des factures de téléphone et de services publics, ainsi que des rapports d'investissement trimestriels et mensuels.
Il en va de même pour les autres relevés qui détaillent l'activité de l'année entière sur le relevé final de fin d'année.
Conservez ce que vous devez
Un an
Conservez les fiches de paie pendant au moins un an afin de les rapprocher de votre déclaration de salaire et de votre déclaration fiscale W-2 (c'est la formulaire de votreemployeur qui montre comment vos revenus annuels ont été répartis (que vous joignez à votre déclaration de revenus) et le relevé des revenus de sécurité sociale que vous recevez une fois par an par courrier (vous pouvez en demander une copie à tout moment sur www.ssa.gov).
Si vos dossiers ne correspondent pas aux entrées de ces formulaires, vous serez heureux d'avoir vos fiches de paie pour prouver vos revenus et vos retenues.
Trois à sept ans
Accrochez-vous au suivants depuis au moins trois ans : relevés de fin d'année des comptes de carte de crédit, relevés d'hypothèques, investissements, W-2 et 1099 récapitulant les activités de l'année, chèques annulés et reçus des dépenses déductibles, cotisations au compte de retraite, dons de bienfaisance, garde d'enfants factures, intérêts hypothécaires et tous les autres éléments justifiant vos déclarations de revenus.
L'IRS dispose de trois ans pour examiner votre déclaration de revenus à la recherche d'erreurs et jusqu'à sept ans s'il y a des raisons de soupçonner que vous avez sous-déclaré votre revenu brut. .
Jusqu'à ce que toutes les fenêtres d'audit possibles se ferment, vous devez conserver tous les documents qui soutiennent et se rapportent à vos dépôts auprès de l'IRS.
Actif, indéfini
En ce qui concerne les reçus et les enregistrements de factures. payées, conservez-les tant que la situation est active.
Exemple : Une facture d'eau payée n'est plus active une fois que vous recevez le prochain relevé indiquant que son paiement a été reçu et crédité. Mais le reçu de votre nouveau chauffe-eau l’est. Attachez-le aumanuel du propriétaire et garantie.
Vous pouvez détruire en toute confiance les relevés de comptes fermés, les garanties expirées, les chèques annulés pour les articles mineurs qui ne constituent pas une preuve d'achat ou liés à l'impôt sur le revenu, ainsi que les instructions pour les appareils ou équipements que vous avez vendus. ou jetés,
Conservez les déclarations de revenus à long terme et les reçus des achats importants et des rénovations domiciliaires aussi longtemps que vous en êtes propriétaire.
En cas de réclamation d'assurance, vous devrez peut-être prouver l'achat ou vos héritiers devront savoir combien vous avez payé pour déterminer le bénéfice à des fins fiscales.
Pour toujours
Actes de naissance, actes militaires, actes de mariage et de divorce, actes de décès, actes d'éducation et les dossiers d'emploi, les dossiers médicaux, les poursuites et les documents sur les antécédents familiaux doivent être conservés pour toujours.
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Choisissez un endroit
Si vous n'avez pas d'endroit désigné pour les documents importants, ils finiront en tas partout dans la maison.
Le secret pour apprivoiser le monstre de papier est de désigner une pièce , coin, tiroir, armoire ou placard où vous pouvez stocker toutes vos factures, dossiers actuels et documents. Vous aurez besoin d'une poubelle, de dossiers, d'une sorte de boîte ou de conteneur pour les contenir et d'un endroit à proximité pour écrire.
Conservez tous vos papiers importants à cet endroit et si vous comptez les conserver. pendant plus d'un mois, créez un dossier de fichiers.Un dossier peut être intitulé « Déductible d'impôt », un autre « Assurance », et ainsi de suite.
Tenez-vous-en à cela
Mettez en place une routine consistant à jeter ce que vous pouvez, puis classez le reste. Gardez votre système simple et vous aurez plus de chances de vous y tenir.
Vous n'avez pas besoin de dépenser beaucoup d'argent pour vous organiser. Quatre boîtes avec couvercles et un bon jeu de marqueurs constituent un système élégant. Étiquetez les cases :
- Trois ans
- Sept ans
- Actif/Indéfini
- Pour toujours
Vous' Vous serez étonné de la différence qu'un peu d'organisation fera dans votre vie. Vous serez moins susceptible d’égarer vos factures, de manquer les délais de paiement ou d’oublier de bénéficier de précieuses déductions fiscales. Mais le gros gain viendra dans la tranquillité d'esprit.
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