Documents importants que chaque famille devrait conserver pour être en sécurité, pas désolé

Prenez le contrôle de votre chaos administratif et préparez-vous à toute éventualité. Voici la liste de contrôle ultime des documents importants (de l'identification personnelle aux dossiers financiers et aux plans de fin de vie) que chaque famille devrait conserver pour être en sécurité et non pour s'excuser. De plus, n'oubliez pas de télécharger ma liste de contrôle PDF gratuite pour vous aider à rester organisé et vous assurer d'avoir tous les documents nécessaires à portée de main.

Je reçois beaucoup de courrier informatif de mes chers lecteurs, mais aucun ne peut surpasser la lettre de Bob Ford sur les documents importants que chaque famille devrait conserver...

Bonne planification

Rencontrez Bob Ford, planificateur de retraite agréé, et enseignant bénévole pour le Retirement Planning Group of Southern California, une organisation qui propose des séminaires gratuits sur tous les aspects de la planification de la retraite.

Lorsque Bob a commencé à enseigner la planification de la retraite, il disposait d'une liste relativement courte de documents importants, il croyait que chaque famille doit être conservé dans un coffre-fort, un coffre-fort ou un coffre-fort domestique verrouillé avec une résistance au feu minimale de deux heures .

Lorsque l'enseignant enseigne à l'enseignant

Au fil des années, Bob La liste s'est allongée parce qu'à chaque cours, il découvre un autre document qui, s'il était conservé, aurait permis à quelqu'un d'économiser beaucoup de temps, d'argent ou les deux.

La liste s'est allongée et s'est agrandie...

Chaque ajout de Bob à sa liste représente une triste situation réelle qui aurait pu être

PLUS : Comment conserver les documents importants et combien de temps les conserver

Obtenez un coffre-fort

Bob Ford recommande un coffre-fort domestique avec un minimum d'incendie évaluation de 2 heures. Bien que vous ayez de nombreux choix, c'est le coffre-fort domestique que je possède et que je recommande vivement.

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Dépassé ?

Si la liste de Bob Ford vous a plongé dans un état de dépassement, je comprends. Moi aussi! Ce qui suit est une liste plus simple qui, bien que longue, devrait nous aider tous les deux à comprendre ce que nous devons faire.

Documents d'identification personnelle

• Cartes de sécurité sociale
• Actes de naissance
• Passeports
• Copies des permis de conduire ou des cartes d'identité
• Acte de mariage
• ​Décision de divorce
• Adoption papiers

Autres documents juridiques à conserver

• Immatriculations des véhicules
• Carte d'identité militaire
• Documents de décharge militaire (DD 214)
• Carte d'identité d'ancien combattant

Documents médicaux importants à conserver dans vos dossiers

• Cartes et polices d'assurance maladie (y compris l'assurance prescription)
• Dossiers de vaccination
• Dossiers médicaux importants relatifs à des hospitalisations ou des interventions chirurgicales majeures
• Frais médicaux – surtout si vous réclamez des frais médicaux en déduction de vos impôts
• Dossiers de vaccination pouranimaux
• Documents relatifs au handicap
• Procuration médicale

Documents financiers

• Déclarations fiscales des 7 dernières années
• Reçus pour les articles qui ont été réclamés sur vos impôts – Vous devrez également les conserver pendant 7 ans.
• Autres formulaires officiels de l'IRS relatifs à vos déclarations de revenus – D'autres formulaires à conserver incluent des éléments tels que Formulaires W-2, 1099, etc.
• Correspondance de l'IRS comme les lettres qu'ils vous ont envoyées au sujet des crédits d'impôt, etc. – Je préférerais de loin les avoir sous la main et ne pas en avoir besoin plutôt que d'en avoir besoin et de ne pas en avoir besoin. ayez-les.
• Relevés bancaires et de carte de crédit – Je les utilise pour m'aider à préparer vos déclarations de revenus chaque année.
• Documents pour les comptes de retraite – 401K, IRA, etc.
• Documents pour les comptes d'investissement – ​​actions, obligations, fonds communs de placement

Documents d'assurance

La plupart des compagnies d'assurance envoient une nouvelle police pour chaque renouvellement annuel (soit des copies papier par courrier, soit des copies numériques par courrier électronique ). Pour mes documents d'assurance, je déchiquete l'ancienne police chaque fois que j'en reçois une nouvelle. De cette façon, je n'ai pas de polices d'assurance antérieures qui encombrent mes tiroirs de classement.

Voici quelques documents d'assurance à conserver :

• Police d'assurance habitation
• Assurance automobile police
• Police d'assurance-vie
• Polices d'assurance pour d'autres biens comme les bateaux ou les camping-cars

Documents liés aux études et au travail

• Militaire servicedossiers
• Relevés de notes universitaires
• Diplômes d'études secondaires/collégiales
• Certificats pour les formations professionnelles spéciales que vous avez suivies
• Lettres ou courriels contenant des recommandations ou des distinctions – Pour Par exemple, lorsqu'un client de l'un de mes anciens emplois a écrit un e-mail à mon patron pour exprimer sa satisfaction à l'égard de mon service, j'ai conservé l'e-mail avec mes autres documents liés au travail. Cela peut constituer une excellente référence à l'avenir.

Documents de fin de vie

• Testament
• Testament de vie
• Fiducie
• Procurations
• Contrats de pompes funèbres (le cas échéant)
• Ordonnances DNR (le cas échéant)
• Actes de décès
• Documents relatifs aux bénéficiaires
• Documents relatifs aux parcelles de cimetière
• Directives relatives au don d'organes

Téléchargez votre liste de contrôle indispensable des documents importants

Ne pas t'inquiète, je te soutiens ! Pour vous faciliter la tâche, j'ai créé un téléchargement PDF pratique de cette liste de contrôle que vous pouvez conserver pour référence. C'est le compagnon idéal pour vous aider à organiser vos documents importants et vous assurer que vous êtes prêt à affronter tout ce que la vie vous réserve.

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évité si les dossiers appropriés avaient été tenus. L'une de ces histoires suit la liste :

1. Actes de naissance certifiés pour chaque personne de votre famille
2. Actes de décès certifiés pour tous les membres décédés, y compris tous les détails et documents concernant le décès
3. Actes de mariage et tous les détails spécifiques pour chaque membre marié de votre famille.
4. Une photocopie du permis de conduire actuel de chaque membre de la famille.
5. Documents de divorce pour toute personne de votre famille qui a été divorcé.
6. Une copie de la lettre adressée à toutes les sociétés émettrices de cartes de crédit leur indiquant que vous n'êtes pas responsable des dettes de carte de crédit d'un ou plusieurs ex-conjoint(s) et un reçu par courrier certifié de la société émettrice de cartes de crédit indiquant que la lettre a été reçu.
7. Documents de naturalisation et d'adoption le cas échéant.
8. Carte de sécurité sociale de chaque membre de la famille. Emportez une photocopie.
9. Une copie de toutes les pensions alimentaires pour enfants et pensions alimentaires avec tous les détails.
10. Votre Bible familiale si elle contient des dossiers familiaux.
11. Dossiers et documents concernant toute commission. dans les forces armées, y compris les certificats de libération et de retraite.
12. Preuve de paiements importants tels que les chèques annulés pour les impôts fédéraux, étatiques et de comté.
13. W-2 et formulaires d'impôt sur le revenu.
14. Passeports des membres de la famille.
15. Détails et emplacement physique de toutes vos actions et obligations ainsi que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votrecourtier en valeurs mobilières.
16. Vos numéros de compte et le montant que vous avez payé pour chaque action et obligation (base de coût).
17. L'emplacement de la copie originale de votre testament et une photocopie de celle-ci.
18. Une bande vidéo de vous lisant votre testament avec le journal du jour visible pour établir la date la plus rapprochée possible de l'enregistrement vidéo
19. Les noms, adresses et numéros de téléphone des personnes qui ont assisté à la signature de votre testament .
20. Les détails de tout ce que vous avez reçu à la suite du testament de quelqu'un.
21. Le nom et l'adresse de la personne qui administrera votre succession.
22. Toutes les polices d'assurance que vous possédez actuellement avec le nom, l'adresse et les numéros de téléphone de vos compagnies d'assurance et les chèques oblitérés qui ont payé les primes.
23. Noms, adresses, dates de naissance et numéros de sécurité sociale de tous les ex-conjoints ainsi que la durée et les dates de vos mariages.
24. Les adresses et noms complets des membres non membres de votre famille qui sont mentionnés dans votre testament.
25. Les actes de propriété de tout bien immobilier que vous possédez et les prix d'achat d'origine. Les registres du comté contiennent des copies de tous ces actes.
26. Les documents de séquestre de tous les biens immobiliers que vous avez achetés ou vendus.
27. Les reçus des réparations majeures de votre maison.
28. Tous les permis de construire pour les propriétés que vous possédez actuellement ou avez possédées.
29. Tous les billets à ordre que vous possédez ou devez avec des détails complets sur les noms, adresses, quoi et pourquoi.la transaction a eu lieu.
30. L'acte de concession, l'acte de fiducie et l'acte de restitution complète de vos biens immobiliers.
31. Le titre de propriété (feuillet rose) de toutes les automobiles familiales.
32. Les noms de toutes les fiducies dont vous êtes le fiduciaire et les documents de fiducie originaux.
33. Le nom et l'adresse du fiduciaire dans toute fiducie dont vous êtes le bénéficiaire et une copie du document de fiducie.
34. Une photo couleur distincte de vous-même, de votre conjoint et de chaque enfant avec cette phrase au dos. Ceci est une photo de (nom complet et relation) le (date actuelle)
35. Une liste de tous les noms que vous avez portés au cours de votre vie, lorsque vous aviez ces noms ainsi que les pièces d'identité que vous aviez lorsque vous avez utilisé ce nom.
36. Une copie de toute ordonnance du tribunal ayant modifié votre nom.
37. Les noms complets de vos parents, y compris le nom de jeune fille de votre mère.
38. Les noms de vos parents biologiques si vous êtes adopté (si connu).
39. Les détails complets de tous les enfants que vous avez abandonnés pour adoption.
40. Les noms de tous les régimes de retraite auxquels vous avez déjà participé, y compris le nom de l'employeur et dates d'emploi.
41. Les noms et adresses de chaque endroit où vous avez travaillé.
42. Photos extérieures de tous les côtés et zones de cour de votre maison ou de votre terrain.
43. Reçus pour tous les meubles, gros appareils électroménagers ou articles coûtant plus de 100 $.
44. Les détails de tout règlement d'assurance, poursuite, gain de loterie oules rentes qui vous sont ou vous seront versées sur une période donnée.
45. Les noms et les coordonnées de toute société de personnes ou société dans laquelle vous êtes associé ou directeur.
46. Des photos ou une bande vidéo de chaque pièce de votre maison montrant le contenu de chaque pièce, y compris le garage.
47. Un inventaire du ménage qui comprend le prix payé pour chaque article.
48. Des photos de chacune de vos automobiles, intérieures et extérieures.
49. Un registre des vaccinations de chaque membre de votre famille.
50. L'emplacement précis de tous les dossiers médicaux et dentaires de la famille.
51. Les diplômes universitaires, les relevés de notes et les récompenses de chaque membre.
52. Tous les brevets que vous détenez.
53. Les détails de tout accident que vous avez eu, une copie du rapport de police et le numéro de réclamation de tout règlement d'assurance.
54. Le numéro de série de toutes les armes à feu, appareils ou articles que vous possédez et qui ont un numéro de série.
55. Une copie des empreintes digitales de chacun de vos enfants, de vous-même et de votre conjoint.
56. Le nom et l'adresse de chaque entité qui vous envoie un chèque de pension.
57. Tout ce qui indique « Payer au porteur » (obligations, chèques, etc.).
58. L'adresse, le numéro de compte et le numéro de téléphone de chaque compte de carte de crédit.
59. Une description complète de tout ce qui vous a été volé, la date et la valeur.
60. Le groupe sanguin de vous-même, de votre conjoint et de chaque enfant.
61. Les détails de toute intervention chirurgicale majeure, y compris les médecins, le nom et l'adresse duhôpital, le nom du fabricant ou de tout dispositif médical implanté, où il a été implanté, qui l'a implanté et pourquoi.
62. Une copie de tout ce qui porte votre signature notariée.
63. Une photocopie des cartes d'assurance-maladie.
64. De l'argent liquide et des pierres précieuses coûteuses (non recommandées pour le stockage à domicile).
65. Des photos et autres objets ayant une grande valeur sentimentale.
66. Des négatifs de photos importantes.
67. Toutes les licences, permis ou certifications des membres de la famille.
68. Des copies de tous les contrats ou accords que vous avez signés.
69. Vos instructions (directive de santé) concernant les systèmes de maintien des fonctions vitales signées et datées.
70. Une évaluation et une photo de tout ce qui a une valeur inhabituelle.
71. La décharge de responsabilité de tous les entrepreneurs qui ont travaillé sur votre maison.
72. Toutes les garanties et reçus pour les choses que vous avez achetées.
73. Les noms, adresses et documents des acheteurs. numéros de permis et copies des factures de vente concernant les automobiles.
74. Détails et photos de tout ce qui est unique et ne peut pas être remplacé.
75. L'emplacement et les détails sur les munitions et les armes à feu. Elles sont très dangereuses en cas d'incendie.
76. Tous les contrats de service et le numéro de téléphone à appeler pour le service.
77. Les détails concernant les enfants illégitimes que vous avez eus.

Du calme, mon pote

Avant de tomber de votre chaise après avoir parcouru cette très longue liste, sachez que tout le monde n'a pas tous lesun de ces éléments, car chacune de nos situations de vie est très différente. Mais que cela informe chacun d’entre nous de la nécessité de conserver de bons dossiers, de se rappeler les événements que nous avons oubliés et les documents que nous avons peut-être perdus, puis de rester au courant des choses à l’avenir.

• PLUS : 5 erreurs d’achat de maison qui vous rendront pauvre en maison

Trop excentrique ?

Pensez-vous que les dossiers et l’organisation aussi détaillés que nous a donnés Bob Ford sont un peu excentriques ? Je suis sûr qu’un homme que nous appellerons John Doe l’a également pensé. Voici sa véritable histoire…

Rencontrez John Doe

John est décédé environ cinq ans avant de recevoir la lettre de Bob. Le testament de M. Doe était toujours en cours d’homologation.

John Doe était un membre éminent de la communauté, un ancien de son église, et une aile de l’église portait même son nom. Il avait eu une audience privée avec le pape et avait été photographié avec plusieurs présidents américains, dont le président Reagan, dont il avait également une lettre personnelle signée de la main.

John avait une aversion bien connue pour les avocats. Plutôt que de payer des conseils juridiques pour rédiger son testament, il l'a rédigé lui-même, de sa propre main, sur une seule feuille de papier.

Et puis il est mort

À sa mort, la succession de Doe valait 20 millions de dollars. Son testament holographique disait :

« Je laisse à chacun de mes enfants 3 millions de dollars et le reste de ma succession à ma femme. » John a eu 4 enfants.

Peu de temps après sa mort, le testament a été, parloi, déposée auprès du tribunal des successions, qui en a fait un document public. Quelques jours seulement avant la fin de l’homologation, Bill Jones (pseudonyme) a contesté le testament de John Doe. Bill a affirmé qu'il était le fils de John et a exigé ses 3 millions de dollars.

• PLUS : Les 5 documents juridiques dont chaque adulte a besoin et comment les obtenir

Indigné !

Parce que, selon le testament de John, il a laissé « 3 millions de dollars à chacun de ses enfants » et que Bill était le fils de John, la famille a accepté de lui donner 3 millions de dollars. Bien entendu, ce montant proviendrait de la part de succession de l'épouse.

Ensuite, il y en a eu trois

Juste avant que le testament révisé ne soit homologué, il y a eu deux autres contestations du testament par deux femmes prétendant également être la progéniture de John.

Ils ont engagé l'avocat de Bill pour les aider à prouver leur position dans le testament. Malgré les objections de la famille, le corps de John a de nouveau été exhumé pour des échantillons d'ADN (apparemment, ils n'ont pas obtenu suffisamment d'ADN la première fois ?) et ils se sont également révélés être les enfants de John.

Bloqué

Telle est la situation actuelle. Si vous faites le calcul, sept personnes ne peuvent pas recevoir3 millions de dollars chacun sur une succession de 20 millions de dollars, avec tout ce qui reste pour la femme. Et qui paiera les frais juridiques ? Quel gâchis.

Cela aurait pu être simple

Si John avait inclus des informations complètes dans son testament en donnant aux trois enfants non issus de sa femme 1 $ chacun, beaucoup de douleur et de souffrance auraient pu être évitées. S'il avait placé ses biens dans une fiducie, rien de tout cela n'aurait été rendu public.

La douleur et l'embarras que John pensait épargner à sa femme avant sa mort n'étaient rien comparés à ce qu'elle a subi en faisant exhumer John. deux fois, puis j'ai vu chaque détail rendu public et rapporté dans le journal local.

Je me rends compte que cette histoire est extrême, mais elle a attiré mon attention et je parie qu'elle attire également la vôtre. Il est maintenant temps d'organiser nos papiers importants et de les ranger dans un endroit sûr.

Comment commencer

Une bonne préparation est l'assurance la meilleure et la moins chère disponible.

Naissances , les décès, les mariages, les divorces, les actes, les testaments et les dépôts de bilan sont des exemples de questions de domaine public. Chacun de ces événements est enregistré dans le bureau du registraire du comté où l'événement s'est produit. Vous pouvez appeler, écrire ou aller en ligne pour contacter ce bureau pour obtenir des informations spécifiques sur la façon d'obtenir des copies certifiées conformes de vos documents importants. Préparez-vous pour un long voyage. Laissez la patience prévaloir car ce type de recherche peut devenir compliqué. N'abandonnez pas.