Planification de fête : envoi des invitations
Bienvenue au 94e lundi de la Métamorphose !
Planification des fêtes de fin d'année :
Plus tôt dans la journée, j'ai publié les 10 principales raisons invoquées par beaucoup d'entre nous pour ne pas organiser de fête de fin d'année chez nous. Au cours des prochains jours, je souhaite vous aider à surmonter ces objections et ces craintes. Je ne suis pas un organisateur de fêtes certifié... j'ai juste quelques fêtes à mon actif. 🙂 J’ai toujours travaillé à l’extérieur de la maison à temps plein, adaptant mon horaire à celui de mon fils lorsqu’il était à l’école maternelle, puis travaillant à temps plein une fois à l’école primaire. Donc toutes les soirées que j’ai données se sont déroulées pendant mon travail et généralement à temps plein. Oui, c’est plus difficile, mais tout à fait faisable. Il faut juste beaucoup de planification et commencer tôt. Je vais partager ce qui a fonctionné pour moi au cours des 30 dernières années dans l'espoir que cela vous sera utile.
Ce que cela ne sera pas :
Il ne s'agira pas d'un didacticiel sur comment organiser une fête pour 250 personnes ou un tutoriel sur comment organiser une fête prénuptiale ou un 50ème anniversaire de mariage. Et ce ne sera pas un didacticiel Miss Manners dans lequel je vous ferai peur avec beaucoup de choses à faire et à ne pas faire. 🙂
Au lieu de cela, ce sera un guide pour organiser une fête de Noël amusante chez vous pour vos amis et voisins. Ce sera une sorte de tutoriel pratique et pratique. Une partie de ce que je partage s'appliquera également facilement à d'autres types de fêtes.
L'objectif :
Chaque fois que j'organise une fête chez moi, mon objectif est d'avoirClub du Chapeau Rouge. (Oui, ils ont aussi des chapeaux roses.) J'ai organisé une fête de Noël et j'ai invité mon groupe Red Hat et un groupe de mes amis de ma classe d'école du dimanche. Il s’est avéré qu’environ 10 à 12 personnes de chaque groupe assistaient à la fête. Je pense que j'en avais environ 20 à 22 au total.
Quoi qu'il en soit, environ 30 minutes après le début de la fête, j'ai réalisé que chaque personne dans ma salle à manger était de ma classe SS et que chaque personne dans ma salle familiale était de mon Red Hat Club... ils étaient tous naturellement attirés par les gens qu'ils connaissaient déjà. Et laissez-moi vous dire qu’aucun de ces groupes de femmes n’est timide du tout ! Ce sont des dames amusantes ! Je n'avais jamais anticipé cette situation. 🙂 J'ai gentiment essayé de faire venir les Red Hats dans la salle à manger pour manger, mais ils ont juste continué à parler et à se rendre visite. MDR
Enfin, j'ai rassemblé tout le monde dans la salle familiale pour l'échange d'ornements. Après, tout le monde a beaucoup parlé et s'est vraiment amusé à faire connaissance. 🙂 Ainsi, lorsque vous planifiez votre liste de fêtes, il est agréable d'avoir un bon mélange... pas un grand nombre de personnes provenant de deux groupes distincts, sinon vous pourriez vous retrouver avec deux soirées distinctes. 🙂
Conseils supplémentaires :
Comment vous assurer que les invités sachent qu'il s'agit d'une fête réservée aux adultes :
Si vous avez l'âge où la plupart de vos amis ont de jeunes enfants, vous voudrez peut-être mentionner quelque part sur votre invitation que la fêteest pour « Adultes uniquement ». Je ne dirais pas « Pas d’enfants ». Cela semble un peu dur. Donc, au lieu de le dire négativement, dites simplement que c’est une fête réservée aux adultes. La plupart des gens savent qu'une fête programmée en soirée est réservée aux adultes, mais si vous avez un ami dont vous êtes presque sûr qu'il amènera ses enfants, vous voudrez peut-être l'appeler à l'avance et essayer simplement de mentionner que cela la fête est réservée aux « adultes » cette fois-ci. Cela a tendance à poser plus de problèmes lors des mariages que lors des fêtes à la maison.
Prochainement :
Se préparer : planifier, nettoyer et préparer votre maison pour le grand jour.
Lundi métamorphose :
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Voici ci-dessous le programme des prochains jours. Je voulais faire cette série d'articles depuis des lustres... mais je ne savais pas trop comment tout décomposer. J'ai donc décidé de me lancer et de me lancer.
Jour 1 : Invitations... Qui inviter, comment envoyer, quand envoyer
Jour 2 : Se préparer... Planification et Préparer votre maison pour la fête
Jour 3 : Décorer pour la fête
Jour 4 : La nourriture, comment la servir... et tous les autres « trucs » que vous voudrez avoir sous la main
Jour 5 : Le jour de la fête
Jour 6 : Après la fête et réponse à vos questions... et tout ce que j'ai oublié de mentionner 🙂
Je devrai peut-être ajouter un jour ou modifier l'ordre Au fur et à mesure. Veuillez être flexible au cas où je devrais prendre une journée supplémentaire ou réorganiser un peu notre emploi du temps. Maintenant, allons-y !
Planifier votre fête : définir une heure ou une journée portes ouvertes
Lorsque vous planifiez votre fête, vous pouvez prévoir de l'organiser pendant une période définie. de temps, comme de 19h00 à 21h00, ou sous forme de « journée portes ouvertes ». Une journée portes ouvertes est généralement ce à quoi cela ressemble... une journée portes ouvertes où les gens n'ont pas besoin d'arriver ou de partir à une heure fixe. Au lieu de cela, ils peuvent passer, resterpendant un certain temps, puis partez quand ils le souhaitent.
Une soirée portes ouvertes aura généralement une durée plus large, comme de 13h00 à 17h00 ou cela peut même durer toute la journée en tant que mère d'un ami de le mien aimait faire. C'est une excellente fête à organiser si vous craignez que votre maison ne soit pas assez grande pour accueillir toutes les personnes que vous souhaitez inviter (n°3 sur notre liste des principales raisons.) Si vous pensez que votre maison pourra accueillir confortablement 2 à 25 personnes à la fois, vous pourrait en inviter 50 à une journée portes ouvertes. Il est fort probable que vos invités s'arrêteront et repartiront à des moments différents au cours de la période que vous avez spécifiée sur l'invitation, afin que votre maison ne se sente pas surpeuplée à aucun moment. Nous discuterons d'autres façons de gérer des groupes plus importants plus tard dans la semaine.
Quelle date planifier votre fête :
L'un des jours les plus populaires pour les fêtes sont les premier et deuxième samedis de décembre. Ce sont les week-ends que de nombreuses entreprises organisent des fêtes pour leurs employés. Si vous planifiez votre fête pour ces week-ends, vous aurez forcément quelques personnes qui ne pourront pas venir en raison d'autres engagements.
Je ne dis pas de ne jamais planifier de fête le premier ou le deuxième vendredi ou Samedi de décembre, mais gardez à l'esprit que ce sont les deux plus grands week-ends pour les fêtes de fin d'année, car à mesure que Noël approche, les gens sont trop occupés avec leur famille et les préparatifs pour organiser des fêtes. Cela signifie donc que de nombreuses fêtes sont programmées les deux premiers week-ends de décembre.(Choisir soigneusement votre date vous aidera avec la principale raison numéro 7.)
Le dimanche après-midi est généralement idéal pour les journées portes ouvertes programmées pendant la journée, par exemple de 13h à 17h. C’est aussi généralement une très bonne journée pour les réunions de quartier ou les échanges de cookies. Les papas sont généralement à la maison pour surveiller les petits si maman est invitée à un Ladies Cookie Exchange.
Si vous voulez vraiment organiser votre fête le premier vendredi ou samedi de décembre, recevez ces invitations tôt... comme la semaine dernière ! Il se peut que vous ayez encore des gens occupés par leurs fêtes d'entreprise, etc... mais vous aurez plus de chances d'avoir plus de gens présents lors de ces week-ends chargés si vous recevez les invitations tôt.
Invitations :
Au fil des années, la méthode d'envoi des invitations à une fête a radicalement changé. Bien sûr, il existe des invitations formelles que l'on peut faire imprimer pour des affaires « fantaisistes »... comme un 50e anniversaire de mariage, mais ce n'est pas de cela dont nous parlerons aujourd'hui.
Idéalement, les invitations à une fête devraient sortir au moins 30 jours avant la date de la fête. J'ai même lu 8 semaines mais franchement, je trouve que c'est un peu trop tôt. Je doute que la plupart des gens s’engagent à le faire longtemps à l’avance, mais cela leur donnerait une idée de la fête. Bien sûr, à cette distance, ils pourraient l’oublier. 🙂 Si c’est dans 3 semaines ou même 2 semaines, n’hésitez pas et envoyez-les. Sachez simplement que certaines personnes l'ont peut-être déjà faitpris des engagements envers d'autres fêtes de fin d'année.
Il existe plusieurs façons d'envoyer une invitation à une fête de fin d'année :
1. Achetez des invitations pré-imprimées ou imprimées personnalisées en ligne ou dans un magasin de cadeaux/fêtes local et envoyez-les par courrier
2. Utilisez un site/programme gratuit comme Evite qui enverra votre invitation par e-mail à toutes les personnes que vous spécifiez et les enverra même. un e-mail de rappel s'ils n'ont pas répondu à une date précise
3. Les mains remettent l'invitation dans leur boîte aux lettres (comme dans le cas d'une fête de quartier)
4. Appelez personnellement chaque personne au votre liste (non recommandée car elle met les gens dans l'embarras) Gênante. ;}
Les invitations pré-imprimées dans lesquelles vous remplissez les espaces vides sont généralement peu coûteuses. Les deux invitations ci-dessous sont des invitations que j'ai envoyées pour des rassemblements précédents... l'une pour une journée portes ouvertes que nous avons organisée vers Noël juste après avoir emménagé dans notre première maison il y a 30 ans et l'autre pour une fête de Noël l'année suivante. Oui, j'en ai conservé une copie toutes ces années dans un album. 🙂
J'adore recevoir une invitation à une fête par courrier et j'aime vraiment les envoyer. Donc, si les frais de port ne vous dérangent pas, c’est toujours une façon amusante de le faire. Si vous voulez quelque chose d'un peu plus joli que les invitations pré-imprimées que vous trouvez dans les boutiques de cadeaux, vous pouvez en faire imprimer des personnalisées sur de nombreux sites en ligne, comme sur Announcingitdotcom.
Voici un exemple tiré de leur site :
J'aiJe n'ai jamais utilisé ce site... je le mentionne simplement pour vous donner une idée de ce qui est disponible. Il devrait également y avoir des magasins de papeterie, de fête et de cadeaux dans votre communauté qui peuvent les faire imprimer pour vous. Un autre site recommandé dans les commentaires était Vistaprint.com. Merci Susan pour ce conseil.
Par e-mail :
Si vous souhaitez réduire les coûts autant que possible, et qui ne le fait pas ces jours-ci, Evite est complètement un moyen gratuit et populaire d’envoyer des invitations. (Un peu d'aide pour la principale raison n°4... le budget serré.)
Flyer, remis en main propre :
Dans mon quartier, presque chaque année, quelqu'un organise un « cookie fête d’échange ». Je l'ai hébergé plusieurs fois et voici le dépliant « d'invitation » que j'ai créé un an. J'ai acheté le joli papier chez Kinkos et créé l'invitation dans un document Word. Ensuite, je l'ai simplement imprimé sur le papier de vacances que j'avais acheté. Cela ne nécessite aucun programme spécial... tapez simplement l'invitation, mettez le joli papier d'invitation dans l'imprimante et imprimez.
Si vous souhaitez économiser de l'encre, vous pouvez simplement imprimer votre invitation. sur votre imprimante pour tester le positionnement et son apparence, puis imprimez-en un sur du papier ordinaire et apportez-le à un endroit de copie où vous pourrez lui demander de l'imprimer sur votre papier spécial. (Celui ci-dessous a été modifié pour que je puisse le publier ici sur le World, Wild Web. Dans celui ci-dessous, j'avais à l'origine le nom de la subdivision devant le mot « Ladies » etmon numéro de téléphone était en bas. Ce n'est pas une mauvaise idée d'inclure également votre adresse e-mail pour les RSVP.)
Une fois que je les ai imprimés, je me suis promené dans mon quartier et je les ai collés. les boîtes aux lettres. Attention : certains bureaux de poste n'aiment pas que vous fassiez cela... et techniquement/légalement, vous n'êtes pas censé le faire. Mais vous pouvez le masquer avec du ruban adhésif sur la boîte aux lettres ou toute autre méthode créative que vous pouvez proposer. Ne faites rien qui puisse endommager définitivement leur boîte. Vous voudrez peut-être le ranger dans leur porte. Dans mon quartier, les gens mettent tout le temps des dépliants pour des événements dans les boîtes aux lettres et la poste ne semble pas s'en soucier. 🙂 Il est probablement préférable de le faire après l'envoi du courrier, si vous le mettez dans la boîte aux lettres.
Une fête de cette nature aide également avec la principale raison n°4... le budget serré. Normalement, si vous organisez une fête de quartier chez vous, vous devrez peut-être uniquement fournir les boissons ou le dessert et vous pourrez demander à vos voisins d'apporter un apéritif à partager. J'ai fourni la nourriture lorsque j'ai organisé cette fête des biscuits, car les gens apportaient déjà plusieurs dizaines de biscuits et je ne voulais tout simplement pas leur demander d'apporter de la nourriture aussi. Mais il n'est pas rare que des gens apportent un plat à partager lors d'une fête de quartier.
RSVP vs Regrets uniquement :
Si vous souhaitez savoir combien de personnes doivent attendez pour que vous sachiez de quelle quantité de nourriture vous aurez besoin, vous pouvez mettre un « RSVP pardate » sur votre invitation. RSVP est une abréviation de l'expression française « Répondez s'il vous plaît ». La traduction signifie « répondez, s'il vous plaît ». Lorsque vous ajoutez cela au bas de votre invitation, le destinataire de l'invitation doit répondre « oui » ou « non ».
Vous pouvez indiquer votre numéro de téléphone et/ou votre adresse e-mail comme contact pour le RSVP. Cela le rendra pratique pour tout le monde. Je ne recommande pas l’option « Regrets uniquement », car les gens ont tendance à ne pas prendre la peine d’appeler s’ils ne viennent pas. C'est comme ça.
Si vous n'avez pas organisé de fête depuis un moment ou si vous n'avez jamais organisé de fête auparavant... asseyez-vous. J'ai une mauvaise nouvelle pour toi. L'étiquette a pratiquement disparu au cours des 20 dernières années en ce qui concerne l'art du RSVP. Il y a vingt ans, lorsque j'envoyais des invitations à une fête, les gens répondaient en fait... ils l'ont vraiment fait. Maintenant, vous avez de la chance si la moitié des personnes que vous invitez prennent le temps de répondre. 🙁 Et certaines personnes répondront « oui » et annuleront le dernier jour après avoir déjà cuisiné pour X personnes. 🙁 C'est peut-être un manque d'enseignement à nos enfants de quelques règles de base de l'étiquette... je ne suis pas sûr.
Dans tous les cas, préparez-vous à ce que quelques jours avant la fête, vous deviez probablement appeler des personnes qui je ne vous ai pas répondu. De plus, le jour de la fête, vous pourriez recevoir 2 à 3 appels de personnes qui annulent. Ne le prenez pas personnellement et ne le laissez pas vous décourager.
SiSi vous pensez que la raison de leur annulation est inventée et non réelle, vous voudrez peut-être y réfléchir à deux fois avant de les inviter à nouveau. Je donne généralement deux chances aux gens. S’ils annulent le jour de la fête à deux reprises et que la raison semble « inventée », je ne les invite plus. Je trouve généralement que ce sont les gens qui ne donnent pas ou n’ont jamais donné de fête auparavant qui ont tendance à faire cela. Ils n'ont vraiment aucune compréhension de la planification et de la préparation nécessaires à l'organisation d'une fête.
Si vous planifiez une fête de quartier où les gens apportent tous de la nourriture avec eux... ce n'est peut-être pas aussi déconcertant lorsqu'ils ne se présentent pas ou n'appellent qu'à la dernière minute. Mais dans les cas où vous préparez ou achetez toute la nourriture, vous devez le savoir et vous pouvez parfaitement appeler et demander s’ils viendront s’ils n’ont pas répondu. Je n’ai jamais vu quelqu’un être impoli lorsque je l’ai appelé ou envoyé un e-mail quelques jours avant une fête pour vérifier s’il venait. Ils s'excusent généralement et vous répondront « oui » ou « non » à ce moment-là.
Qui inviter :
Eh bien, cela dépend entièrement de vous. 🙂 Vous ne voulez évidemment pas inviter des gens dont vous savez qu’ils ne s’aiment pas ou des gens qui, dans le passé, ont perturbé une fête ou mis les autres mal à l’aise.
Je dois partager cette drôle d’histoire. Il y a quelques années, quand j'étais trop jeune pour être un Red Hat, j'étais un Pink Hat et membre d'un